Wie lange müssen Emails aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO):
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
Da eine zuverlässige Kategorisierung einzelner Mails hinsichtlich Ihrer Aufbewahrungsfrist kaum möglich ist, werden im Normalfall alle Emails 10 Jahre lang aufbewahrt.
Schreibt das Gesetz bezüglich der E-Mail Archivierung eine bestimmte Art und Weise vor?
Nein, das Gesetz hält sich hier bewusst zurück bzw. privilegiert keine bestimmte Speichertechnologie. Es kommt nur darauf an, dass eine fälschungssichere sowie dauerhafte Speicherung der Daten in elektronischer Form gewährleistet wird. Zu archivierende Emails dürfen nur auf solchen DV-Systemen aufbewahrt werden, die es technisch ermöglichen, dass bei ihrer Wiedergabe eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original gegeben ist. Originär digitale Unterlagen sind während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in maschinell auswertbarer Form vorzuhalten.
Ist es zulässig, die E-Mails in verschlüsselter Form zu speichern?
Ja, dies ist prinzipiell zulässig, soweit die Emails bei der anschließenden Lesbarmachung wieder ohne Probleme entschlüsselt werden können. Dagegen ist es unzulässig, verschlüsselte E-Mails an die Finanzbehörden zu übergeben – selbst wenn zugleich das jeweilige Entschlüsselungsprogramm mitgeliefert würde.
Muss eine Email elektronisch archiviert werden, wenn ich sie ausdrucke und in Papierform archiviere?
Ja, da laut den Vorgaben in den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) die Originalform archiviert werden muss. Die Archivierung der Originalform wird auch von § 147 Abgabenordnung (AO) gefordert. Man kann die Email-Archivierung also nicht umgehen, indem man alles ausdruckt und als Papierdokument ablegt.
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