Hierzu hat etwa der Verband Organisations- und Informationssysteme die folgenden zehn Grundsätze zur Revisionssicherheit von elektronischen Mitteilungen (und Archiven) definiert:

1. Jede E-Mail wird unveränderbar archiviert
2. Es darf keine E-Mail auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
3. Jede E-Mail muss mit geeigneten Techniken (zum Beispiel durch das indexieren mit Metadaten) wieder auffindbar sein
4. Es muss genau die E-Mail wiedergefunden werden, die gesucht worden ist
5. Keine E-Mail darf während der vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können
6. Jede E-Mail muss in genau der gleichen Form, wie sie erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können
7. Alle E-Mails müssen zeitnah wiedergefunden werden können
8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist
9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist
10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

[Quelle: www.voi.de]

Die von uns angebotenen Produkte und Lösungen zur Mailarchivierung, egal ob mittels Hosted Email Archive oder einer Inhouse Mailarchivierung, erfüllen die oben erläuterten Grundsätze der Revisionssicherheit.